5 astuces pour chercher une note Evernote

Vous ne connaissez pas Evernote ? Je vous invite avant tout à le découvrir sur un précédent article de ma part : « Utiliser Evernote facilement en 5 étapes ». Retrouvez aussi tous mes articles sur Evernote.

Ce qui différencie Evernote des autres systèmes de gestion de notes est sans doute ce qui différencie Gmail des autres gestionnaires de mails : la gestion des étiquettes (tags) et les fonctions de recherche. Je voulais vous parler ici des outils de recherche d’Evernote. Voici quelques fonctions que j’utilise dans Evernote pour rechercher de manière efficace :

  • tag:[nom de l’étiquette]
    Cette fonction permet tout simplement de lister toutes les notes Evernote qui contiennent l’étiquette que vous indiquez. Vous pouvez d’ailleurs rechercher les notes de manière croisées, si elles comportent plusieurs étiquettes ; par exemple : « tag:tech tag:applications » vous retournera toutes les notes avec les étiquettes « tech » et « applications ».
  • todo:[opérateur]
    Il est très facile de créer une liste à puces que l’on peut cocher dans Evernote. Pour retrouver toutes les notes contenant des cases à cocher, vous pouvez utiliser la commande : « todo:*« . De même, en cherchant « todo:true« , vous aurez toutes les notes ayant des cases à cocher cochées et « todo:false« , toutes les notes avant des cases à cocher décochées.
  • Utiliser les guillemets
    Les guillemets permettent de rechercher une expression exacte. Par exemple, en cherchant « recette de cuisine », vous trouverez toutes les notes contenant très exactement le texte « recette de cuisine », et pas les notes contenant uniquement le mot « cuisine » par exemple. A noter que ces guillemets sont aussi bien pratiques pour appliquer la recherche par étiquette si cette dernière n’est pas qu’un seul mot. Par exemple, si vous utilisez l’étiquette « réseaux sociaux », alors il faudra penser à utiliser la syntaxe : tag: »réseaux sociaux » pour obtenir vos résultats.
  • L’opérateur « AND »
    Si vous recherchez « cuisine dessert », vous aurez toutes les notes qui contiennent « cuisine » ou « dessert » (dans le texte, le titre ou l’étiquette). Si vous souhaitez les notes qui contiennent à la fois « cuisine » mais aussi « dessert », il faudra veiller à utiliser cet opérateur AND. Vous pouvez utiliser cet opérateur avec les autres instructions (todo: et tag: par exemple)
  • created:date
    Vous voulez lister toutes les notes créées à une certaine date, ou plus intéressant, depuis une certaine date ? Il vous suffit d’utiliser cet opérateur de recherche. Pour connaître toutes les notes créées la semaine passée, utilisez par exemple : created:week-1

Utilisez-vous ces fonctions de recherche ? Est-ce qu’il y en a d’autres que vous utilisez beaucoup ?

Votre déclaration de revenus et vos impôts avec Evernote

S’il est bien un cas d’usage qui justifie à lui seul le fait d’utiliser Evernote au quotidien, c’est probablement la déclaration de revenus. Nous y avons tous droit, tous les ans, et c’est toujours un casse-tête même si, il faut le reconnaître, la déclaration pré-remplie a grandement facilité la tâche. Evidemment, je ne saurais malgré tout vous conseiller de vérifier les informations qui sont pré-remplies car elles peuvent omettre certains changements notables dans votre situation.

Quelques exemples concrets :

  • Vous recevez votre fiche fiscale en papier en début d’année, elle est dans Evernote. Inutile de passer du temps à la chercher le jour où vous devez déclarer vos revenus.
  • Vous connaissez les échéances pour la déclaration de revenus, notamment grâce au calendrier du site impots.gouv.fr ; vous avez alors capturé cette page dans Evernote et associé un rappel à cette note. En bonus, si vous utilisez le calendrier Sunrise, l’échéance apparaîtra dans votre calendrier.
  • Vous avez fait des dons à des associations qui ouvrent droit à des réductions d’impôts ; vous avez probablement numérisé ou sauvegardé dans Evernote votre reçu. Il vous est alors bien facile de retrouver les montants.
  • Les dépenses liées à la garde de vos enfants, comme la crèche par exemple, ouvre droit à des réductions d’impôts. La crèche a dû vous envoyer un récapitulatif des montants… que vous devez avoir sauvegardé dans Evernote !
  • Vous travailliez en 2014, vous et votre conjoint, ou vous étiez inscrit comme demandeur d’emploi, et vous avez fait appel à des employés à domicile pour des prestations ? Les sommes versées vous ouvrent droit à des réductions d’impôts. Les sommes peuvent être retrouvées facilement grâce aux papiers que vous avez conservés dans Evernote.
  • Peut-être, enfin, avez-vous réalisé des travaux de votre habitation qui ouvrent des droits quant à vos impôts ? C’est le moment de jeter un coup d’oeil à vos factures stockées dans Evernote.

Quelques recommandations : 

  • Créez une étiquette « impôts » dans Evernote que vous pourrez utiliser à chaque fois que vous stockez un document sur lequel vous pouvez faire un lien sur la déclaration d’impôts. Des étiquettes de travaux d’optimisation de votre logement, des règlements d’employés à domicile, etc.
  • Lorsque vous procédez à votre déclaration d’impôts, n’oubliez pas de ne pas regarder uniquement cette étiquette « impôts » mais, sur la base des quelques idées (non-exhaustives) ci-dessus, les autres étiquettes de notes susceptibles d’être concernées. Par exemple, « factures ». Vous pouvez d’ailleurs construire et sauvegarder une recherche personnalisée pour l’année suivante.
  • Parlez à votre conjoint de votre organisation et confiez-lui votre adresse confidentielle Evernote pour qu’il/elle y envoie les pièces similaires. Demandez-lui de bien appliquer l’étiquette « impôts » en rajoutant « #impôts » à la fin de l’objet du mail !

Et vous ? Avez-vous d’autres exemples d’utilisation d’Evernote pour la gestion au quotidien ou, plus particulièrement, pour la gestion de votre fiscalité ?

 

9 utilisations d’Evernote étonnantes auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé

Voilà quelques temps que j’ai décidé de travailler ma mémoire. Et étonnamment, j’ai décidé de commencer à la faire moins travailler. Je suis passionné par Evernote et par ses possibilités et je suis convaincu que pour améliorer ma mémoire, cela doit passer par améliorer la façon dont je m’en sers, en choisissant de déporter sur l’informatique les choses qui n’ont pas une grande importance. Je suis également fasciné par les usages que je peux être amené à découvrir des autres utilisateurs d’Evernote. Voici 12 usages d’Evernote auxquelles vous n’avez peut-être pas encore pensé.

Pour ceux qui veulent découvrir Evernote, je vous invite à commencer par mon guide de démarrage d’Evernote.

1. Garder une trace de vos analyses médicales. J’ai eu des vrais soucis de santé par le passé et si j’avais connu Evernote, ça m’aurait sans doute facilité la vie. Vous pouvez conserver les coordonnées de votre (vos) médecin(s), vos prescriptions de médicaments, chirurgies. Cela se révèlera bien pratique lorsque vous irez voir un nouveau docteur !

2. Vous abonner à des newsletters. Si jamais vous n’utilisez pas, comme moi, unroll.me ou le français closetoshop, qui peuvent rassembler vos newsletters en une seule, vous pouvez donner votre adresse email Evernote secrète lors de vos inscriptions à des newsletters. Vous recevrez alors ces dernières dans vos carnets de note et elles ne viendront plus polluer vos emails et massacrer votre productivité. Pour ceux qui voudraient en savoir plus sur l’adresse email secrète d’Evernote, rendez-vous sur mon article sur les usages avancés d’Evernote.

3. Prendre en photo vos cartouches d’encre. Franchement, qui se rappelle du modèle des cartouches d’encre de son imprimante ?

4. Sauvegarder des mails très importants. Certains mails nécessitent d’être mis de côté parce qu’ils sont particulièrement importants, ou parce qu’ils concernent un projet que vous travaillez. Il suffit de le faire suivre à l’adresse email Evernote secrète avec les tags appropriés. Je conserve notamment énormément de mails concernant des sujets importants de proches avec leur prénom comme étiquette.

5. Rassembler les questions des auditeurs ou des lecteurs du blog. Lorsque j’ai une question sur Twitter, d’un proche ou d’un auditeur d’un des podcasts que j’anime, je crée une note Evernote en reprenant la question et avec l’étiquette « question ». Je peux prendre le temps par la suite de faire un article de blog à ce sujet, ou de relayer le point dans un podcast.

6. Garder une liste à jour de choses à emporter. Nous sommes tous pareils : nous refaisons toujours la sempiternelle même liste de choses à emporter lorsque l’on part en week-end ou lorsque l’on part en vacances. Pourtant, on y met souvent les mêmes éléments, à peu de choses près. Simplifiez-vous la vie en les listant dans une note Evernote ces éléments. Vous verrez, si vous oubliez quelque chose lors d’une sortie, vous ne l’oublierez plus par la suite car vous l’aurez ajouté entretemps.

7. Prendre en photo les oeuvres artistiques de vos enfants. Lorsque mon fils a fait un dessin, je le prends en photo dès la sortie de la crèche. J’ai un carnet à son nom où je mets toutes les informations le concernant. Vous pouvez toujours mettre les originaux dans un cartons pour qu’il les récupère lorsqu’il sera plus grand. Mais ce sera tout de même plus pratique d’avoir tout cela au format numérique avec les dates exactes.

8. Conserver votre meilleure coupe de cheveux. Bon, ok, dans mon cas, c’est pas forcément fascinant car j’ai une coupe courte et plutôt simple. Quoi que… Parfois, ça peut me plaire un peu plus que d’autres fois. Mais mesdemoiselles, voici le moyen ultime de retrouver votre coupe favorite pour montrer au coiffeur ce que vous aimez… ou ce que vous n’aimez pas. A moins évidemment que vous préfériez le changement !

9. Rassembler les éléments pour une réunion, une convention, ou un événement. Rassemblez tous ces éléments dans Evernote avec une étiquette particulière. S’il s’agit d’un événement partagé, créez plutôt un carnet partagé avec les autres participants. D’ailleurs, vous pouvez rassembler les carnets de tous vos événements dans des piles de carnets.

Ces usages vous inspirent-ils ? Y a-t-il d’autres usages que vous faites d’Evernote et que vous pourriez recommander ?

Authentification en 2 étapes : améliorez la sécurité de vos comptes sur internet facilement

Avec la multiplication des comptes de services connectés, on peut rapidement se retrouver avec des tonnes de mots de passe différents (sans compter tous les autres codes tels que les numéros de carte bancaire par exemple).

Il peut être facilement tentant d’utiliser le même mot de passe pour tous les services ; pourtant, comme tant d’autres, je ne saurais que vous inciter d’éviter ce type de choix. En effet, cela baisse considérablement votre capital sécurité. Imaginez qu’un de vos accès soit compromis, c’est l’ensemble de vos services en ligne qui le seront également.

Au-delà de cette possibilité d’avoir un mot de passe différent sans que cela devienne un enfer à retenir (je vous en reparlerai par la suite), je voulais vous recommander d’activer, à chaque fois que cela est possible, d’activer l’authentification en 2 étapes. Ce type de connexion est disponible pour de nombreux services dont Evernote, Google, ou même des paiements par carte sur internet. En quoi cela consiste-t-il ?

C’est simple, vous pouvez vous imaginer qu’au lieu d’avoir besoin d’une clé pour ouvrir un coffre-fort, il vous en faudrait deux. Si l’une des deux venait à manquer, impossible de vous connecter. Mais évidemment, ces deux clés doivent être de deux types différents pour avoir un intérêt. Dans le cas d’une authentification en 2 étapes, les deux clés sont :

  • votre mot de passe d’une part ;
  • un code qui vous est envoyé sur un appareil reconnu d’une autre part.

Par exemple, avec Evernote, cela signifie, lorsque vous aurez activé cette option, que vous allez avoir besoin, pour vous connecter sur un nouvel appareil, ou après une certaine durée paramétrée par vos soins, d’entrer à la fois votre mot de passe et un code qui vous est envoyé par SMS. La combinaison des deux améliore très fortement la sécurité de votre compte. En effet, imaginez que si une personne venait à connaître votre mot de passe, il ne pourrait pas se connecter sans posséder également votre smartphone, dans les conditions permettant de recevoir le code. N’allez tout de même pas dévoiler votre mot de passe à tout bout de champ hein !

Pour certains services en ligne, cela peut s’avérer toutefois un peu plus complexe. Par exemple, si vous activez l’authentification en 2 étapes pour votre compte Google, et que vous souhaitez paramétrer votre adresse Gmail sur un client (Thunderbird par exemple), ce dernier ne comprendra pas qu’il a besoin d’un code qui vous sera envoyé par SMS et en réalité, cela bloquera votre connexion. Aussi, les choses sont bien faites car Google permet de générer des mots de passe uniques, qui ne nécessitent pas de code envoyé par SMS, pour une application donnée. Il vous suffit ainsi de générer un mot de passe unique dans votre compte Google spécifiquement pour Thunderbird et d’utiliser ce dernier lors du paramétrage.

Je vous invite vraiment, à chaque fois que cela est possible, d’activer cette fonction. Les bénéfices sont énormes pour la sécurité en ligne, à laquelle on n’attache jamais assez d’importance, pour un investissement de temps assez faible. Cela pourrait bien vous éviter de perdre des données personnelles ou sensibles.

Je vous invite à tester cette fonction pour des services « isolés » dans un premier temps comme Evernote par exemple. En effet, activer l’authentification en 2 étapes occasionne plus de conséquences pour des services qui vous permettent de vous connecter à plusieurs outils (comme Google par exemple qui vous permet de vous connecter notamment à Gmail, Google Drive, ou encore de vous Google-connecter à d’autres services tiers tels que Flickr).

Notons pour conclure que l’authentification en 2 étapes ne fonctionne pas toujours sur l’envoi de SMS. Par exemple, dans les réglages de votre compte Twitter, vous pouvez activer une authentification qui se base sur un message qui est envoyé sur l’application Twitter préalablement installée sur votre mobile.

10 astuces pour devenir un maître d’Evernote

Vous le savez désormais : Evernote est sans doute la meilleure application pour capturer des informations sur à peu près tout ce qui touche à votre vie, qu’il s’agisse d’idées ou de projets, ou encore de productions à part entière. Toutefois, utilisez-vous totalement son potentiel ? Voici 10 conseils rapides pour devenir un maître d’Evernote.

1. Remplacer Powerpoint avec le mode présentation (premium ou 30 jours gratuit)

Si vous utilisez Evernote sur Windows, sur Mac, ou en utilisant une application iOS, vous pouvez alors afficher vos notes en diapositives en plein écran avec un simple bouton. Ce mode de présentation intégré à Evernote peut vous faire vous passer de Powerpoint pour diffuser vis idées. Cette fonction nécessite un abonnement premium mais vous pouvez le tester durant 30 jours si vous avez un compte Evernote gratuit. Idéal pour vous faire une idée !

Si un écran externe est connecté, vous pouvez y affiche vos notes une à une et garder un aperçu sur votre appareil. Si aucun affichage externé n’est branché, vos diapositives s’affichent en plein écran sur l’ordinateur, la tablette, ou le smartphone que vous utilisez. Vous pouvez d’ailleurs apporter des modifications à la volée ; votre curseur de souris se transforme en un pointeur laser qui vous permet de mettre l’accent sur une partie de ce qui est affiché.

2. Les emails pour Evernote (gratuit)

Evernote vous permet de créer des notes depuis votre boite mail, en envoyant, ou transférant des mails à une adresse secrète. C’est un excellent moyen d’éviter l’accumulation de mails et les stocker sur un autre espace. Vous  pourrez trouver votre adresse mail secrète Evernote personnelle dans les informations de votre compte Evernote. Bonne nouvelle : c’est une fonctionnalité disponible avec l’accès gratuit à Evernote ; donc, pas besoin de compte premium pour en bénéficier.

Quelques précisions : personnalisez l’objet du mail pour appliquer certains classements ; par exemple (ne mettez pas de guillemets) : « !25/12/2015 » pour ajouter un rappel à la note Evernote pour la date indiquée. Autre exemple : « @Carnet » pour l’envoyer dans un carnet spécifique. Ou encore « #étiquette » pour lui appliquer une étiquette particulière. Attention à bien garder cet ordre : le rappel, puis le carnet, puis l’étiquette, même si vous n’êtes pas obligé de tout remplir.

Une utilisation pratique est de transférer sur Evernote vos grosses pièces jointes et ainsi de libérer de l’espace sur votre boîte mail.

3. La recherche intelligente (gratuit)

Evernote est évidemment connu pour ses capacités à collecter de l’information mais il est également très puissant pour la restituer avec des fonctionnalités de recherche avancées. Comme pour Google, il existe quelques expressions complémentaires que vous pouvez utiliser pour vous aider à trouver une information dans Evernote.

Par exemple : « created:201409 » ou « updated:201409 » vous donneront les notes créées ou modifiées en septembre 2014.

Notons évidemment qu’il est possible de combiner ces instructions pour recouper des informations et restreindre les données sur le champ titre, des carnets spécifiques, des étiquettes spécifiques ou encore la source utilisée pour créer la note. Il est également possible de se limiter aux notes contenant des cases à cocher (« todo: ») et même des notes créées dans un lieu particulier. Vous pouvez découvrir l’étendue des options de recherche avec la page dédiée sur le site d’Evernote.

4. Fusionner vos notes (gratuit)

Vous le saviez peut-être pas encore : il est possible de fusionner plusieurs notes les unes avec les autres. C’est un moyen pratique pour consolider des informations que vous avez recueillies dans vos carnets et vous assurer que vous n’encombrez pas votre espace Evernote.

Pour fusionner des notes, il suffit de sélectionner plusieurs notes (Maj + clic pour sélectionner plusieurs notes) et de sélectionner l’option « fusionner ». Une fois que vos notes seront fusionnées, la note complète contiendra des titres séparant clairement les différentes informations créées.

5. Brancher Evernote dans Sunrise (gratuit)

Je suis un grand fan du calendrier Sunrise, notamment parce que cette application intègre des remontées d’informations liées à Evernote. Une fois que vous aurez indiqué votre compte Evernote dans le calendrier Sunrise, vous verrez remonter dans ce dernier les tâches dues, les rappels, des différentes notes Evernote, aux côtés des événements de vos autres calendriers.

Une réserve sur Sunrise : il semble que les personnes invitées à un rendez-vous ne puissent pas répondre en indiquant dans leur propre calendrier la présence de ce rendez-vous… A creuser à l’occasion.

6. Activez l’authentification en 2 étapes (gratuit et premium pour la fonction SMS)

L‘authentification en 2 étapes est un procédé qui améliore de manière très significative la sécurité de vos comptes : en réalité, cela rend très difficile pour une personne malveillante de se connecter à vos services même s’il a connaissance de votre identifiant et de votre mot de passe. De nombreux services en ligne le proposent parmi lesquels Twitter, Google ou Dropbox. Evidemment, je ne saurais que vous recommander d’activer l’authentification en 2 étapes pour Evernote tant les informations qui y sont stockées sont précieuses pour votre sécurité et votre vie privée.

Pour activer l’authentification en 2 étapes pour Evernote, rendez-vous dans les paramètres de compte Evernoteet choisissez « Résumé de sécurité », puis cliquez sur « Activer » dans la rubrique « vérification en deux étapes ». Vous pouvez ensuite utiliser un code de sauvegarde ou une application d’authentification en plus de votre mot de passe pour mettre en place Evernote sur de nouveaux appareils ; si vous êtes un utilisateur Premium, vous pouvez également opter pour des codes d’authentification envoyés à votre téléphone mobile via SMS.

7. Sauvegardez vos prises de parole sur les réseaux sociaux (gratuit)

Avec IFTTT, un service d’automatisation en ligne, vous allez pouvoir relier Evernote à plein d’autres services. Il vous suffit alors de trouver les bonnes recettes IFTTT et vous pourrez notamment : sauvegarder vos tweets, vos messages Facebook, vos photos Instagram, vos checkin Foursquare, mais aussi plein d’autres choses, dans Evernote.

8. Une todolist visuelle (gratuit)

Peut-être qu’une des raisons pour lesquelles vous n’avancez pas dans votre bricolage maison, est peut-être que vous n’avez pas encore trouvé de bonne méthode d’organisation pour lister ce que vous devez faire. Avez-vous songé à créer un carnet de notes dédié à une liste de choses à faire en prenant simplement en photo les actions que vous devez entreprendre ?

9. Capturer votre navigation internet avec Evernote Web Clipper (gratuit)

L’extension pour les navigateurs Evernote Clipper Web est probablement un outil indispensable pour tout utilisateur confirmé d’Evernote. Il vous permet de capturer des pages web de manière optimisée et d’y attacher des rappels, de les classer dans des carnets spécifiques et même y attribuer des étiquettes. Une fois l’information capturée, vous pourrez même la partager en 1 clic sur Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, par mail…

Une autre fonction intéressante du plugin est de permettre de proposer des résultats de recherche contextuels lors de vos requêtes Google : lorsque vous chercherez dans Google, un bloc à droite affichera également vos notes Evernote.

10. Numériser vos cartes de visite (gratuit)

Vous vous êtes peut-être déjà retrouvé face à votre collection de cartes de visite papier en vous disant qu’il y avait forcément une idée à trouver derrière cela ? Voici l’idée : numériser vos cartes de visite dans Evernote.

Et à ce petit jeu, l’application « Scannable » récemment sortie, qui fait des ravages dans l’efficacité de la numérisation des documents au sens large, reconnaît automatiquement les cartes de visite et va même aller chercher (s’il existe) le profil LinkedIn du contact.

Lire des notes Evernote sur Kindle

J’ai reçu il y a peu un message de Greg (il se reconnaîtra) qui souhaitait savoir s’il y avait un moyen de lire les articles qu’il a sauvegardés dans Evernote sur son Kindle. Question légitime. J’y ai réfléchi et si je n’ai pas encore trouvé de moyen d’automatiser la solution (par exemple, en envoyant automatiquement sur le Kindle les nouvelles notes créées dans un carnet donné), je peux toutefois apporter une petite solution toute bête pour partager individuellement des articles.

Mise à jour : attention, suite à des tests plus poussés, il s’avère que cela ne fonctionne que pour les éléments traités en images ou en documents via une note Evernote. Le contenu d’une note en tant que tel n’arrive pas sur un Kindle en suivant la méthode ci-dessous. Je continue à creuser le sujet en attendant. Un palliatif, très insatisfaisant car il rajoute une étape, consiste à « annoter cette note » (la petite icône représentant un « a » entouré d’un trait de marqueur), de l’enregistrer en PDF et de l’envoyer vers l’adresse Kindle.

  1. Tout d’abord, il faut aller sur le site d’Amazon, pour régler les paramètres de votre Kindle. Si je ne me trompe pas, en suivant ce lien, vous devriez accéder à votre espace personnel (il faudra vous identifier). Puis, en cliquant sur « Paramètres », plus bas dans la page, vous devriez trouver une rubrique intitulée « Liste des adresses e-mail approuvées pour l’envoi de documents personnels ». Cette rubrique liste les adresses autorisées à vous envoyer des mails sur votre Kindle. Ajoutez alors l’adresse suivant : no-reply@evernote.com
  2. Au passage, si ce n’est pas déjà fait, la rubrique précédente de cette page vous liste les adresses email auxquelles envoyer vos documents pour chacun de vos appareils Kindle. Si vous n’avez pas installé l’application Kindle sur un smartphone ou une tablette, vous ne devriez avoir qu’une adresse. Créez-vous alors un contact dans votre carnet d’adresse personnel intitulé « Kindle » et dont l’adresse mail est l’adresse correspondante.
  3. A chaque fois que vous voulez partager un article Evernote, partagez-le par mail avec la fonction correspondante en l’envoyant au contact « Kindle ».

J’en profite pour vous poser la question : connaissez-vous un moyen pour automatiser cet export ? IFTTT ne permet par exemple pas de créer des événements dont le déclenchement est la création d’une note…

Partager une note Evernote avec Work Chat

L’autre jour, j’ai voulu partager une note à une amie, utilisatrice récente d’Evernote. J’étais sur mon iPad et je me suis retrouvé tout bête en train de chercher comment la lui partager depuis l’application. J’ai cherché un moment mais j’ai finalement trouvé la solution.

Suite à la dernière évolution d’il y a quelques mois, Evernote propose une fonction de « Work Chat » : comprenez qu’Evernote a mis en place un système de messagerie intégré à Evernote. Je me suis bien demandé quels étaient les cas d’usage, d’autant que cela vient en doublon de pas mal d’outils de messageries existants.

En cherchant à partager la note, j’ai finalement constaté qu’il fallait impérativement passer par la fonction « Work Chat » proposée depuis chacune des notes Evernote. L’icône est étrange : il s’agit d’une flèche qui joue avec une bulle de messagerie. En cliquant sur cette icône depuis une note Evernote, vous vous retrouvez automatiquement à composer un message à un utilisateur, avec un lien vers votre note. Evernote impose désormais d’utiliser Work Chat pour partager une note…

Au début, ça m’a pas mal agacé mais finalement, j’ai trouvé ça assez malin. D’abord, en mettant cela en place, ils forcent l’adoption du service. Et puis, du coup, il y a quand même des avantages :

  • D’une part, permettre de partager en précisant le contexte. En effet, le partage étant devenue une fonction basique dans toutes les applications, un partage qui force à décrire un contexte de partage permet de mieux qualifier l’échange et probablement d’éviter de partager tout et n’importe quoi, à tout va.
  • D’une autre part, cela permet de créer indirectement un accusé de lecture. Si jamais la personne ne répond pas à ce message de chat intégré à Evernote, c’est qu’elle ne l’a pas reçu. Le ou les destinataires peuvent ainsi réagir, dès consultation de la note.

Attention, pour le destinataire, le sujet n’est pas complètement clair non plus. En cliquant sur le lien situé dans le message, la personne accède à la note Evernote, mais il n’y a pas de moyen de mettre cette note (ou un raccourci vers cette note) dans les notes Evernote du destinataire. En d’autres termes, le destinataire est obligé de passer par la conversation pour ouvrir la note. On aurait aimé pouvoir faire apparaître un lien vers cette note dans le carnet d’adresse principal par exemple. Voici les moyens pour le destinataire du partage de « copier » cette note dans son compte Evernote :

  • Sur iOS, sur l’application iPhone ou iPad, il suffit d’ouvrir la note, et de cliquer sur l’icône constituée de trois points en bas à droite. Puis, choisir « Dupliquer ». Attention, comme le titre l’indique, cela duplique la note. Cela veut dire que si le destinataire fait des modifications, elles ne seront intégrées que sur la note dupliquée et pas la note originale qui a été enregistrée.
  • Sur Android,  je ne suis pas parvenu à trouver l’option équivalente. Toutefois, il existe un petit contournement possible : il vous suffit de cliquer sur la petite icône en haut à droite de la note (celle avec 3 points également) et de choisir « Envoyer une copie par mail » et de choisir comme destinataire du mail votre adresse mail Evernote secrète. Un petit artifice qui devrait être comblé à l’avenir par les développeurs de l’application.

Plus le temps passe, plus je trouve que cette fonction de messagerie est pertinente et très complémentaire à d’autres services de messagerie. L’avez-vous testée ? Qu’en pensez-vous ?

Utilisez Evernote facilement en 5 étapes

Vous aimeriez en savoir plus sur Evernote et mieux comprendre son utilité ? Voici mes recommandations pour l’utiliser simplement en 5 étapes. Découvrez Evernote et changez votre quotidien en vous rappelant enfin de tout !

Nous sommes nombreux à être passés par là. Nous avions découvert Evernote sur les stores (magasins) d’applications : l’App store de l’iPhone ou de l’iPad (ou même du Mac), le Google Play store pour les smartphones ou tablettes Android, ou même sur un PC ou tablette Windows ou encore sur un Windows Phone (retrouvez les liens en fin d’article). Nous en avions parfois vaguement entendu parler. Sans trop comprendre de quoi il s’agissait, nous savions plus ou moins qu’il s’agit d’un outil de productivité et qui semble très apprécié des autres utilisateurs. Pour ma part, je l’avais même découvert il y a de cela plusieurs années, sur l’iPad, alors que je cherchais un équivalent à un traitement de texte, tel que Word de Microsoft. Et puis, je l’ai désinstallé car l’application ne semblait pas très poussée et assez bordélique.

Pourtant, par la suite, j’ai réinstallé Evernote, après avoir compris qu’il s’agissait bien plus que d’un traitement de texte. Un outil pour vous souvenir de tout. De vraiment tout. Pas seulement des notes que vous saisissez de manière manuscrite, mais aussi des schémas que vous faites, des notes que vous prenez sur des cahiers, des événements de votre vie, de votre santé, de votre activité en ligne, de vos manuels, de vos factures, des articles que vous lisez, des conversations et réunions que vous avez, des cadeaux que vous recevez et que vous offrez… La liste ne pourra jamais être exhaustive tant il existe des possibilités infinies pour utiliser ce service.

Oui, je préfère utiliser le terme de service pour Evernote car au-delà d’une application, c’est bien un service disponible sur la plupart des appareils. Les informations que vous collectez dans Evernote depuis un appareil se retrouveront sur tous les autres appareils sur lesquels vous installez Evernote. Pour toujours. Enfin, pour autant de temps que vous le souhaiterez. Ce service est d’une simplicité déconcertante à utiliser et pour autant, les possibilités infinies font que l’on s’y perd très vite. C’est un peu un océan : simple, la surface de l’eau est plate, mais aux possibilités infinies de par son immensité.

Depuis que j’ai redécouvert Evernote et qu’il est mon compagnon fidèle au quotidien, je n’ai de cesse de me demander comment je pourrais, de la manière la plus simple qui soit, permettre aux autres de s’y plonger ? Je crois qu’avec un peu de recul, tout tient à la collecte d’information. J’ai essayé de synthétiser en 5 points mes recommandations pour vous permettre de comprendre par où commencer pour utiliser Evernote.

1. Pensez à la collecte. Ne pensez pas à produire. Dans un premier temps, vous allez être tenté de produire du contenu dans Evernote. Dites-vous que vous faites probablement, si vous commencez juste à utiliser Evernote, fausse route. Evernote doit vous permettre de centraliser ce que vous avez déjà produit, ou ce que vous recevez. Si vous saisissez du texte dans Evernote, c’est que vous l’avez déjà un peu en tête. Voici quelques pistes :

  • Une idée vous passe par la tête. Notez-la dans une nouvelle note Evernote.
  • Vous ressentez quelque chose d’inhabituel (une douleur, un malaise). Notez-le dans Evernote.
  • Vous vous pesez. Notez votre poids dans Evernote.
  • Vous recevez du courrier. Une lettre. Une facture. Prenez-la en photo dans Evernote et faites-en une nouvelle note.
  • Un article vous intéresse sur internet. Ajoutez-le dans Evernote pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Vous pouvez utiliser à cet effet une extension pour votre navigateur.

Encore une fois, difficile d’être exhaustif. Mais je pense que vous avez compris l’idée.

2. Appliquez des étiquettes. Vous allez vite vous rendre compte qu’Evernote est organisé en carnets. Je vous invite pour l’instant à ne pas prendre en compte cette notion et mettre toutes vos notes dans le même carnet créé par défaut. En réalité, avec le temps, vous allez comprendre que la notion de carnet est plus appropriée pour gérer les espaces de travail : qu’il s’agisse d’espaces que vous partagez avec d’autres utilisateurs d’Evernote (c’est une des forces du service) ou non. Mais à ce stade, il est peu probable que vous ayez besoin de cloisonner vos notes. En revanche, il peut tout de même être intéressant de les classer. Mais pour cela, il est bien plus approprié d’appliquer des étiquettes. Les utilisateurs de Gmail connaissent déjà l’application de « tags » qui sont l’équivalent des étiquettes d’Evernote. En appliquant une étiquette à une note, on indique que cette note appartient à une catégorie donnée. Voici quelques exemples d’étiquettes que vous pourriez être amené à créer (en gardant à l’esprit là encore qu’il s’agit d’exemples non exhaustifs) :

  • Banque : pour rassembler toutes les informations liées à vos dépenses par exemple, ou vos mouvements bancaires,
  • Courriers : pour les courriers que vous avez reçus et pris en photo dans Evernote,
  • Articles : pour collecter tous les articles que vous récupérerez sur internet.

En fait, il n’y a pas de règles. Mais quelques recommandations : veillez à avoir des étiquettes « équilibrées » ; c’est-à-dire des étiquettes dont les contenus sont à peu près équivalents. Si presque toutes vos notes ont la même étiquette, ou si vous avez presque autant d’étiquettes différentes que de notes différentes, il faut peut-être repenser votre système d’étiquetage.

3. Ajoutez des rappels. Si le principe d’Evernote fonctionne sur un système de précaution (tout collecter afin de pouvoir vous y référer si vous avez besoin), il peut aussi fonctionner pour initier des rappels. Par exemple, si vous sauvegardez une dépense dans Evernote, vous pouvez ajouter un rappel à cette note pour vous rappeler que vous aurez à faire un petit virement entre vos comptes pour compenser cette dépense. Ou si votre note correspond à une avance d’un proche, le rappel peut servir à vous rappeler de le rembourser. Un rappel sur un courrier peut vous permettre de penser à y répondre.

Attention, ce système de rappels est utile si vous n’en réglez que quelques uns. Evernote ne remplacera pas vraiment un bon système de « to-do list ».

4. Consultez vos notes, faites une recherche. Tôt ou tard, il vous faudra consulter vos notes. Depuis quelques jours, vous avez rassemblé pas mal d’informations. Il peut être intéressant, une fois par semaine, de consulter les notes que vous avez créées ; vous trouverez alors des informations précieuses qui vous rappelleront sans doute des actions à faire, des événements à garder à l’esprit. C’est aussi le moment parfait pour vérifier que votre système de classement par étiquette fonctionne bien.

Si vous ne consultez pas Evernote pour faire une petite revue régulière, c’est sans doute parce que vous recherchez une information précise. Un code, une valeur, une instruction. Vous savez que c’est dans Evernote mais il faut le retrouver. C’est là où votre système d’étiquetage doit pouvoir faire ses preuves. Si vous voyez qu’il ne vous permet pas de trouver l’information que vous cherchez rapidement, c’est sans doute que votre système d’étiquetage est à revoir.

Si vous connaissez un mot clé qui est associé à coup sûr à l’information que vous recherchez, saisissez-le dans le champ de recherche de votre application Evernote. Vous devriez vite trouver votre bonheur ! Il est à noter également que vous pouvez chercher des mots présents sur des photos collectées dans Evernote. Par exemple, si vous avez pris des notes manuscrites sur un cahier et que vous avez pris une page en photo, les mots présents dans l’image pourront être recherchés ; il en va de même pour les courriers dactylographiés dont le texte pourra être cherché dans Evernote si vous avez pris en photo ce courrier. Une petite précision à ce sujet : l’indexation (c’est-à-dire le fait qu’Evernote identifie les mots dans une image) se fait rapidement mais pas immédiatement. Attendez en général quelques heures qu’Evernote ait pu prendre le temps de les reconnaître.

5. Documentez-vous. Normalement, si vous avez appliqué les 4 points précédents, vous devriez avoir un premier pied à l’étrier. Et vous devriez vous-même découvrir des usages pertinents de ce service pour vos propres besoins. Les possibilités, comme vous l’avez compris, sont infinies. De nombreuses ressources existent, que je vous évite bien évidemment à creuser. Je vous fais part de quelques ressources que je connais et qui m’apportent beaucoup.

  • Les astuces Evernote : dans Evernote sont relayés régulièrement des articles et des cas d’usage. Vous pouvez les ignorer au début mais prenez un moment pour les consulter par la suite. Cela vous donnera des idées et vous permettra de mieux vous approprier certains usages.
  • La Chaîne Eléphant : il s’agit à la fois d’un site et d’un podcast audio, tous les deux animés par Pierre Journel, un utilisateur chevronné d’Evernote et aime en parler, mais aussi faire parler les autres de leurs usages de ce service. Nous avions reçu Pierre dans le premier épisode de notre podcast Niplife, en abordant les méthodologies GTD (Getting Things Done) de productivité.
  • Niplife : nous parlons régulièrement d’Evernote dans notre podcast, Niplife. Vous devriez nous écouter si ce n’est pas déjà le cas !
  • Le livre « A quoi sert Evernote ? » : je n’ai pas encore eu l’occasion de lire ce livre mais il semble être un bon investissement à un prix attractif. Attention, il n’existe qu’au format électronique.

Et vous ? Quels usages faites-vous d’Evernote ? Avez-vous des questions ?

Pour télécharger Evernote :

A noter que l’interface web d’Evernote est particulièrement bien soignée et sera particulièrement appropriée aux appareils exotiques tels que les Chromebooks ou les ordinateurs sous Linux.

Evernote est une application et un service gratuit qui propose des fonctionnalités premium via un abonnement mensuel ou annuel. Il n’est pas du tout nécessaire de souscrire à l’offre premium pour découvrir pleinement et de manière très confortable Evernote.

Complément du 21 janvier 2015 : j’ai traité cet article sous forme audio dans un épisode de Niplife. Peut-être préférerez-vous la version audio de ce mini-guide ?