Organisation : le meilleur gestionnaire de tâches est-il le calendrier ?

Organisation

Depuis quelques temps, quand je prends du recul sur ma méthode d’organisation pour gagner en productivité, je me surprends à avoir créé des tâches dans mon gestionnaire de tâches habituel (Rappels, l’application native sur iPhone) et ne pas les réaliser, ou les faire très tardivement. J’ai trouvé un point commun à toutes ces tâches : elles ne sont pas inscrites dans le temps, et dans un agenda.

Attention, ce n’est pas forcément une histoire d’échéance car si une tâche a une date limite pour une contrainte particulière (par exemple la déclaration d’impôts), ce n’est pas pour autant qu’elle sera inscrite dans le temps. L’échéance, c’est un peu la date de péremption. Mais la date de péremption n’est pas forcément la date de consommation.

Or, j’ai constaté qu’un certain nombre des tâches que j’avais à effectuer avaient un meilleur taux de réalisation lorsqu’une plage dédiée à leur réalisation était mise en place dans mon calendrier. J’ai donc commencé, non à ne plus mettre systématiquement les tâches dans ma todolist, mais à les mettre aussi bel et bien dans mon calendrier. De cette manière, et avec cette nouvelle organisation, je sais que je vais y consacrer du temps et que je suis à même de les réaliser.

En revanche, de nouvelles difficultés se sont alors présentées :

  • D’une part, parvenir à bien évaluer la durée que va prendre la réalisation de la tâche. Certes, ce n’est pas toujours facile. Pourtant, se prêter à cet exercice, c’est pour moi favoriser largement sa réalisation.
  • Consulter son agenda, en plus de sa liste de tâches. Au plutôt, à la place de… En effet, le réflexe, avec cette méthode, change drastiquement. On se retrouve à ne consulter sa liste de tâches non inscrites dans l’agenda, que pour effectuer des tâches « bonus », que je n’avais pas planifié, pour ma part.
  • En cas de retard, ou d’incapacité dans la réalisation d’une tâche, il faut décaler le créneau dédié à sa réalisation pour plus tard. Rien de compliqué, mais il faut en réalité consulter son agenda à double titre : pour les créneaux bloqués à venir, et pour les créneaux échus et manqués.

Au final, j’avoue que je me sens plus à l’aise dans cette démarche et plusieurs outils de gestion de tâches que j’ai pu tester ne permettent pas aussi bien de réserver une plage de temps dédiée à leur mise en oeuvre. Dans un monde idéal, j’aimerais trouver une organisation qui me permette de lister des tâches, d’inscrire une échéance, d’inscrire également une date de mise en oeuvre (une plage horaire) et que cela alimente automatiquement un calendrier.

Évidemment, si vous avez des suggestions avec votre propre méthode d’organisation, je suis preneur. Mais je crois que ce service idéal n’existe pas encore. Une idée de développement ?