Quand on prend un peu de recul sur le profil du travail en entreprise aujourd’hui, en rapport à ce qu’il était il y a 5 ans, on se rend compte qu’il a été pourtant bouleversé. Pourtant, certaines habitudes et fonctionnements ont la vie dure…
1. « Je t’ai fait un mail ce matin. »
Révélateur de l’usage inadapté qui est fait de l’outil mail en entreprise : lorsque l’on envoie un mail pour savoir si une réunion est maintenue, si l’on a bien reçu un autre mail, ou pour servir de rappel à quelqu’un… Le mail devrait se limiter à quelques informations formalisées, validations à valeur juridique, ou requêtes officielles. Lorsque l’on avertit quelqu’un qu’on lui a envoyé un mail, c’est vraisemblablement qu’on a utilisé le mauvais outil…
2. « La pièce jointe est trop grosse. »
Le mail n’est pas un outil adapté pour envoyer des pièces jointes importantes. Voire envoyer des pièces jointes tout court. Cela doit rester exceptionnel. Le principal problème vient probablement du fait que l’entreprise n’a pas mis en oeuvre des outils adaptés de partage et de stockage de fichiers, souvent par crainte de confier de la donnée à des sociétés tierces.
A titre personnel aussi, d’ailleurs. Arrêtez d’envoyer des mails avec les photos du weekend ! Il existe de formidables outils gratuits pour gérer ses photos personnelles aujourd’hui qui facilitent le partage et vous permettent d’envoyer uniquement un lien qui pointera vers un bel album en ligne. Par exemple, découvrez Google Photos.
3. « Je n’ai pas accès sur mon poste. »
J’ai longtemps eu un avis très tranché sur les outils de filtrage. Si aujourd’hui, j’ai une position un peu plus modérée, je considère tout de même que filtrer trop massivement des sites sur des postes utilisateurs en entreprise nuit gravement à son fonctionnement. Bloquer les réseaux sociaux parce que les collaborateurs y passent trop de temps ? Ils le feront sur leur mobile. Vous voulez les empêcher de faire leurs courses personnelles sur leur temps et lieu de travail ? Même réponse. Pourquoi une entreprise qui fournit un cadre de travail (et donc de vie) à ses collaborateurs ne devrait-elle pas permettre de pouvoir gérer, en bonne intelligence, quelques priorités à titre personnel ? De quoi laisser l’esprit du collaborateur plus léger et plus productif pour son activité.
4. « Peux-tu fermer le doc ? Je ne peux pas le modifier. »
Ouch ! C’est la continuité des phrases précédentes ! Les outils ne sont pas adaptés ! En 2017, l’usage des outils de bureautique en partagé et en simultané est courantissime… sauf dans certaines infrastructures ! A titre personnel, tout un chacun peut modifier un document Word, une note sur son iPhone, ou un document Google en même temps que ses amis. Mais les collaborateurs d’une même entreprise doivent bien souvent prendre un ticket et faire la file d’attente pour pouvoir ouvrir le document Excel stocké sur le réseau…
5. « Pour faire une demande, il faut remplir le formulaire Excel. Attention aux macros ! »
Excel est un formidable outil ! Il sait traiter de la donnée avec des fonctions que l’on ne soupçonne pas. Il sait restituer visuellement et en quelques clics des tendances avec des graphiques que l’on peut facilement personnaliser. Mais Excel n’est souvent pas utilisé de cette manière-là. Il est utilisé tantôt pour lister des accès, tantôt pour un planning, tantôt pour une liste de tâches… Décidément, le service informatique n’a pas jugé bon de mettre en place les bons outils…
6. « Rajoute ce paragraphe dans les slides Powerpoint. »
Encore un monstre utilisé à mauvais escient. On pourrait parler des présentations en général mais combien de réunions sont articulées autour de documents Powerpoint écrits en police 10 avec une masse de texte formaté aussi dignement que des pages de Wikipédia ?
7. « Hey ! Fais-moi penser à envoyer le rapport au service commercial ! »
Non. On ne demande pas aux autres de nous rappeler quelque chose. On se note le rappel. Il existe pléthores d’applications de gestionnaires de tâches. C’est valable entre amis et en famille… Astuce : Outlook intègre un gestionnaire de tâches. C’est pas très optimisé pour le travail en groupe mais pour rappeler d’envoyer un mail, c’est très bien.
8. « Je ne retrouve pas ce document… »
Nous vivons à l’ère de l’information. Ce serait comme dire dans les années 90 : « Je n’ai plus d’électricité. » Il est inadmissible de ne pas retrouver une information que l’on a eue. Outre les outils qui permettent de prendre des notes et stocker des informations, c’est probablement là encore surtout de la responsabilité des services informatiques de ne pas favoriser l’utilisation de ce type d’outils. En plus, ça éviterait d’envoyer les documents en pièces jointes… Retour à la phrase 2.
9. « J’ai oublié mon mot de passe. »
Une variante : « On a trop de mots de passe, comment veux-tu t’en souvenir ? ». C’est facile, utilisez un gestionnaire de mots de passes. On est en 2017 je vous dis ! 🙂
10. « Je n’ai pas le temps, je vais en réunion. »
Est-ce nécessaire de décrire à nouveau le fléau que représentent les réunions ? La plupart du temps inutiles, elles pourraient avantageusement être remplacées par des temps d’échange de 20 minutes, des conversations avec des outils de messagerie instantanée, des appels de groupe…
Et vous ? Quelle est la phrase que vous ne voulez plus entendre en 2017 ?
