10 astuces pour devenir un maître d’Evernote

Vous le savez désormais : Evernote est sans doute la meilleure application pour capturer des informations sur à peu près tout ce qui touche à votre vie, qu’il s’agisse d’idées ou de projets, ou encore de productions à part entière. Toutefois, utilisez-vous totalement son potentiel ? Voici 10 conseils rapides pour devenir un maître d’Evernote.

1. Remplacer Powerpoint avec le mode présentation (premium ou 30 jours gratuit)

Si vous utilisez Evernote sur Windows, sur Mac, ou en utilisant une application iOS, vous pouvez alors afficher vos notes en diapositives en plein écran avec un simple bouton. Ce mode de présentation intégré à Evernote peut vous faire vous passer de Powerpoint pour diffuser vis idées. Cette fonction nécessite un abonnement premium mais vous pouvez le tester durant 30 jours si vous avez un compte Evernote gratuit. Idéal pour vous faire une idée !

Si un écran externe est connecté, vous pouvez y affiche vos notes une à une et garder un aperçu sur votre appareil. Si aucun affichage externé n’est branché, vos diapositives s’affichent en plein écran sur l’ordinateur, la tablette, ou le smartphone que vous utilisez. Vous pouvez d’ailleurs apporter des modifications à la volée ; votre curseur de souris se transforme en un pointeur laser qui vous permet de mettre l’accent sur une partie de ce qui est affiché.

2. Les emails pour Evernote (gratuit)

Evernote vous permet de créer des notes depuis votre boite mail, en envoyant, ou transférant des mails à une adresse secrète. C’est un excellent moyen d’éviter l’accumulation de mails et les stocker sur un autre espace. Vous  pourrez trouver votre adresse mail secrète Evernote personnelle dans les informations de votre compte Evernote. Bonne nouvelle : c’est une fonctionnalité disponible avec l’accès gratuit à Evernote ; donc, pas besoin de compte premium pour en bénéficier.

Quelques précisions : personnalisez l’objet du mail pour appliquer certains classements ; par exemple (ne mettez pas de guillemets) : « !25/12/2015 » pour ajouter un rappel à la note Evernote pour la date indiquée. Autre exemple : « @Carnet » pour l’envoyer dans un carnet spécifique. Ou encore « #étiquette » pour lui appliquer une étiquette particulière. Attention à bien garder cet ordre : le rappel, puis le carnet, puis l’étiquette, même si vous n’êtes pas obligé de tout remplir.

Une utilisation pratique est de transférer sur Evernote vos grosses pièces jointes et ainsi de libérer de l’espace sur votre boîte mail.

3. La recherche intelligente (gratuit)

Evernote est évidemment connu pour ses capacités à collecter de l’information mais il est également très puissant pour la restituer avec des fonctionnalités de recherche avancées. Comme pour Google, il existe quelques expressions complémentaires que vous pouvez utiliser pour vous aider à trouver une information dans Evernote.

Par exemple : « created:201409 » ou « updated:201409 » vous donneront les notes créées ou modifiées en septembre 2014.

Notons évidemment qu’il est possible de combiner ces instructions pour recouper des informations et restreindre les données sur le champ titre, des carnets spécifiques, des étiquettes spécifiques ou encore la source utilisée pour créer la note. Il est également possible de se limiter aux notes contenant des cases à cocher (« todo: ») et même des notes créées dans un lieu particulier. Vous pouvez découvrir l’étendue des options de recherche avec la page dédiée sur le site d’Evernote.

4. Fusionner vos notes (gratuit)

Vous le saviez peut-être pas encore : il est possible de fusionner plusieurs notes les unes avec les autres. C’est un moyen pratique pour consolider des informations que vous avez recueillies dans vos carnets et vous assurer que vous n’encombrez pas votre espace Evernote.

Pour fusionner des notes, il suffit de sélectionner plusieurs notes (Maj + clic pour sélectionner plusieurs notes) et de sélectionner l’option « fusionner ». Une fois que vos notes seront fusionnées, la note complète contiendra des titres séparant clairement les différentes informations créées.

5. Brancher Evernote dans Sunrise (gratuit)

Je suis un grand fan du calendrier Sunrise, notamment parce que cette application intègre des remontées d’informations liées à Evernote. Une fois que vous aurez indiqué votre compte Evernote dans le calendrier Sunrise, vous verrez remonter dans ce dernier les tâches dues, les rappels, des différentes notes Evernote, aux côtés des événements de vos autres calendriers.

Une réserve sur Sunrise : il semble que les personnes invitées à un rendez-vous ne puissent pas répondre en indiquant dans leur propre calendrier la présence de ce rendez-vous… A creuser à l’occasion.

6. Activez l’authentification en 2 étapes (gratuit et premium pour la fonction SMS)

L‘authentification en 2 étapes est un procédé qui améliore de manière très significative la sécurité de vos comptes : en réalité, cela rend très difficile pour une personne malveillante de se connecter à vos services même s’il a connaissance de votre identifiant et de votre mot de passe. De nombreux services en ligne le proposent parmi lesquels Twitter, Google ou Dropbox. Evidemment, je ne saurais que vous recommander d’activer l’authentification en 2 étapes pour Evernote tant les informations qui y sont stockées sont précieuses pour votre sécurité et votre vie privée.

Pour activer l’authentification en 2 étapes pour Evernote, rendez-vous dans les paramètres de compte Evernoteet choisissez « Résumé de sécurité », puis cliquez sur « Activer » dans la rubrique « vérification en deux étapes ». Vous pouvez ensuite utiliser un code de sauvegarde ou une application d’authentification en plus de votre mot de passe pour mettre en place Evernote sur de nouveaux appareils ; si vous êtes un utilisateur Premium, vous pouvez également opter pour des codes d’authentification envoyés à votre téléphone mobile via SMS.

7. Sauvegardez vos prises de parole sur les réseaux sociaux (gratuit)

Avec IFTTT, un service d’automatisation en ligne, vous allez pouvoir relier Evernote à plein d’autres services. Il vous suffit alors de trouver les bonnes recettes IFTTT et vous pourrez notamment : sauvegarder vos tweets, vos messages Facebook, vos photos Instagram, vos checkin Foursquare, mais aussi plein d’autres choses, dans Evernote.

8. Une todolist visuelle (gratuit)

Peut-être qu’une des raisons pour lesquelles vous n’avancez pas dans votre bricolage maison, est peut-être que vous n’avez pas encore trouvé de bonne méthode d’organisation pour lister ce que vous devez faire. Avez-vous songé à créer un carnet de notes dédié à une liste de choses à faire en prenant simplement en photo les actions que vous devez entreprendre ?

9. Capturer votre navigation internet avec Evernote Web Clipper (gratuit)

L’extension pour les navigateurs Evernote Clipper Web est probablement un outil indispensable pour tout utilisateur confirmé d’Evernote. Il vous permet de capturer des pages web de manière optimisée et d’y attacher des rappels, de les classer dans des carnets spécifiques et même y attribuer des étiquettes. Une fois l’information capturée, vous pourrez même la partager en 1 clic sur Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, par mail…

Une autre fonction intéressante du plugin est de permettre de proposer des résultats de recherche contextuels lors de vos requêtes Google : lorsque vous chercherez dans Google, un bloc à droite affichera également vos notes Evernote.

10. Numériser vos cartes de visite (gratuit)

Vous vous êtes peut-être déjà retrouvé face à votre collection de cartes de visite papier en vous disant qu’il y avait forcément une idée à trouver derrière cela ? Voici l’idée : numériser vos cartes de visite dans Evernote.

Et à ce petit jeu, l’application « Scannable » récemment sortie, qui fait des ravages dans l’efficacité de la numérisation des documents au sens large, reconnaît automatiquement les cartes de visite et va même aller chercher (s’il existe) le profil LinkedIn du contact.

Auteur : guillaume

Qui suis-je ? Je fais des podcasts : sur la tech (Tech Café) et sur l'amélioration du quotidien (Relife). J'anime aussi un blog ainsi qu'un podcast personnel (La voix de Guillaume) avec une newsletter hebdomadaire.