Utilisez Evernote facilement en 5 étapes

Vous aimeriez en savoir plus sur Evernote et mieux comprendre son utilité ? Voici mes recommandations pour l’utiliser simplement en 5 étapes. Découvrez Evernote et changez votre quotidien en vous rappelant enfin de tout !

Nous sommes nombreux à être passés par là. Nous avions découvert Evernote sur les stores (magasins) d’applications : l’App store de l’iPhone ou de l’iPad (ou même du Mac), le Google Play store pour les smartphones ou tablettes Android, ou même sur un PC ou tablette Windows ou encore sur un Windows Phone (retrouvez les liens en fin d’article). Nous en avions parfois vaguement entendu parler. Sans trop comprendre de quoi il s’agissait, nous savions plus ou moins qu’il s’agit d’un outil de productivité et qui semble très apprécié des autres utilisateurs. Pour ma part, je l’avais même découvert il y a de cela plusieurs années, sur l’iPad, alors que je cherchais un équivalent à un traitement de texte, tel que Word de Microsoft. Et puis, je l’ai désinstallé car l’application ne semblait pas très poussée et assez bordélique.

Pourtant, par la suite, j’ai réinstallé Evernote, après avoir compris qu’il s’agissait bien plus que d’un traitement de texte. Un outil pour vous souvenir de tout. De vraiment tout. Pas seulement des notes que vous saisissez de manière manuscrite, mais aussi des schémas que vous faites, des notes que vous prenez sur des cahiers, des événements de votre vie, de votre santé, de votre activité en ligne, de vos manuels, de vos factures, des articles que vous lisez, des conversations et réunions que vous avez, des cadeaux que vous recevez et que vous offrez… La liste ne pourra jamais être exhaustive tant il existe des possibilités infinies pour utiliser ce service.

Oui, je préfère utiliser le terme de service pour Evernote car au-delà d’une application, c’est bien un service disponible sur la plupart des appareils. Les informations que vous collectez dans Evernote depuis un appareil se retrouveront sur tous les autres appareils sur lesquels vous installez Evernote. Pour toujours. Enfin, pour autant de temps que vous le souhaiterez. Ce service est d’une simplicité déconcertante à utiliser et pour autant, les possibilités infinies font que l’on s’y perd très vite. C’est un peu un océan : simple, la surface de l’eau est plate, mais aux possibilités infinies de par son immensité.

Depuis que j’ai redécouvert Evernote et qu’il est mon compagnon fidèle au quotidien, je n’ai de cesse de me demander comment je pourrais, de la manière la plus simple qui soit, permettre aux autres de s’y plonger ? Je crois qu’avec un peu de recul, tout tient à la collecte d’information. J’ai essayé de synthétiser en 5 points mes recommandations pour vous permettre de comprendre par où commencer pour utiliser Evernote.

1. Pensez à la collecte. Ne pensez pas à produire. Dans un premier temps, vous allez être tenté de produire du contenu dans Evernote. Dites-vous que vous faites probablement, si vous commencez juste à utiliser Evernote, fausse route. Evernote doit vous permettre de centraliser ce que vous avez déjà produit, ou ce que vous recevez. Si vous saisissez du texte dans Evernote, c’est que vous l’avez déjà un peu en tête. Voici quelques pistes :

• Une idée vous passe par la tête. Notez-la dans une nouvelle note Evernote.
• Vous ressentez quelque chose d’inhabituel (une douleur, un malaise). Notez-le dans Evernote.
• Vous vous pesez. Notez votre poids dans Evernote.
• Vous recevez du courrier. Une lettre. Une facture. Prenez-la en photo dans Evernote et faites-en une nouvelle note.
• Un article vous intéresse sur internet. Ajoutez-le dans Evernote pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Vous pouvez utiliser à cet effet une extension pour votre navigateur.

Encore une fois, difficile d’être exhaustif. Mais je pense que vous avez compris l’idée.

2. Appliquez des étiquettes. Vous allez vite vous rendre compte qu’Evernote est organisé en carnets. Je vous invite pour l’instant à ne pas prendre en compte cette notion et mettre toutes vos notes dans le même carnet créé par défaut. En réalité, avec le temps, vous allez comprendre que la notion de carnet est plus appropriée pour gérer les espaces de travail : qu’il s’agisse d’espaces que vous partagez avec d’autres utilisateurs d’Evernote (c’est une des forces du service) ou non. Mais à ce stade, il est peu probable que vous ayez besoin de cloisonner vos notes. En revanche, il peut tout de même être intéressant de les classer. Mais pour cela, il est bien plus approprié d’appliquer des étiquettes. Les utilisateurs de Gmail connaissent déjà l’application de « tags » qui sont l’équivalent des étiquettes d’Evernote. En appliquant une étiquette à une note, on indique que cette note appartient à une catégorie donnée. Voici quelques exemples d’étiquettes que vous pourriez être amené à créer (en gardant à l’esprit là encore qu’il s’agit d’exemples non exhaustifs) :

• Banque : pour rassembler toutes les informations liées à vos dépenses par exemple, ou vos mouvements bancaires,
• Courriers : pour les courriers que vous avez reçus et pris en photo dans Evernote,
• Articles : pour collecter tous les articles que vous récupérerez sur internet.

En fait, il n’y a pas de règles. Mais quelques recommandations : veillez à avoir des étiquettes « équilibrées » ; c’est-à-dire des étiquettes dont les contenus sont à peu près équivalents. Si presque toutes vos notes ont la même étiquette, ou si vous avez presque autant d’étiquettes différentes que de notes différentes, il faut peut-être repenser votre système d’étiquetage.

3. Ajoutez des rappels. Si le principe d’Evernote fonctionne sur un système de précaution (tout collecter afin de pouvoir vous y référer si vous avez besoin), il peut aussi fonctionner pour initier des rappels. Par exemple, si vous sauvegardez une dépense dans Evernote, vous pouvez ajouter un rappel à cette note pour vous rappeler que vous aurez à faire un petit virement entre vos comptes pour compenser cette dépense. Ou si votre note correspond à une avance d’un proche, le rappel peut servir à vous rappeler de le rembourser. Un rappel sur un courrier peut vous permettre de penser à y répondre.

Attention, ce système de rappels est utile si vous n’en réglez que quelques uns. Evernote ne remplacera pas vraiment un bon système de « to-do list ».

4. Consultez vos notes, faites une recherche. Tôt ou tard, il vous faudra consulter vos notes. Depuis quelques jours, vous avez rassemblé pas mal d’informations. Il peut être intéressant, une fois par semaine, de consulter les notes que vous avez créées ; vous trouverez alors des informations précieuses qui vous rappelleront sans doute des actions à faire, des événements à garder à l’esprit. C’est aussi le moment parfait pour vérifier que votre système de classement par étiquette fonctionne bien.

Si vous ne consultez pas Evernote pour faire une petite revue régulière, c’est sans doute parce que vous recherchez une information précise. Un code, une valeur, une instruction. Vous savez que c’est dans Evernote mais il faut le retrouver. C’est là où votre système d’étiquetage doit pouvoir faire ses preuves. Si vous voyez qu’il ne vous permet pas de trouver l’information que vous cherchez rapidement, c’est sans doute que votre système d’étiquetage est à revoir.

Si vous connaissez un mot clé qui est associé à coup sûr à l’information que vous recherchez, saisissez-le dans le champ de recherche de votre application Evernote. Vous devriez vite trouver votre bonheur ! Il est à noter également que vous pouvez chercher des mots présents sur des photos collectées dans Evernote. Par exemple, si vous avez pris des notes manuscrites sur un cahier et que vous avez pris une page en photo, les mots présents dans l’image pourront être recherchés ; il en va de même pour les courriers dactylographiés dont le texte pourra être cherché dans Evernote si vous avez pris en photo ce courrier. Une petite précision à ce sujet : l’indexation (c’est-à-dire le fait qu’Evernote identifie les mots dans une image) se fait rapidement mais pas immédiatement. Attendez en général quelques heures qu’Evernote ait pu prendre le temps de les reconnaître.

5. Documentez-vous. Normalement, si vous avez appliqué les 4 points précédents, vous devriez avoir un premier pied à l’étrier. Et vous devriez vous-même découvrir des usages pertinents de ce service pour vos propres besoins. Les possibilités, comme vous l’avez compris, sont infinies. De nombreuses ressources existent, que je vous évite bien évidemment à creuser. Je vous fais part de quelques ressources que je connais et qui m’apportent beaucoup.

• Les astuces Evernote : dans Evernote sont relayés régulièrement des articles et des cas d’usage. Vous pouvez les ignorer au début mais prenez un moment pour les consulter par la suite. Cela vous donnera des idées et vous permettra de mieux vous approprier certains usages.
• La Chaîne Eléphant : il s’agit à la fois d’un site et d’un podcast audio, tous les deux animés par Pierre Journel, un utilisateur chevronné d’Evernote et aime en parler, mais aussi faire parler les autres de leurs usages de ce service. Nous avions reçu Pierre dans le premier épisode de notre podcast Niplife, en abordant les méthodologies GTD (Getting Things Done) de productivité.
• Niplife : nous parlons régulièrement d’Evernote dans notre podcast, Niplife. Vous devriez nous écouter si ce n’est pas déjà le cas !
• Le livre « A quoi sert Evernote ? » : je n’ai pas encore eu l’occasion de lire ce livre mais il semble être un bon investissement à un prix attractif. Attention, il n’existe qu’au format électronique.

Et vous ? Quels usages faites-vous d’Evernote ? Avez-vous des questions ?

Pour télécharger Evernote :

• Sur l’App store d’Apple pour iPhone et iPad
• Sur le Google Play store pour les smartphones et tablettes Android ; à noter que l’interface en material design est vraiment très bien restituée dans l’application Android.
• Sur le Mac App store pour les Macs
• Pour les téléphones Windows Phone
• Pour les ordinateurs Windows

A noter que l’interface web d’Evernote est particulièrement bien soignée et sera particulièrement appropriée aux appareils exotiques tels que les Chromebooks ou les ordinateurs sous Linux.

Evernote est une application et un service gratuit qui propose des fonctionnalités premium via un abonnement mensuel ou annuel. Il n’est pas du tout nécessaire de souscrire à l’offre premium pour découvrir pleinement et de manière très confortable Evernote.

Complément du 21 janvier 2015 : j’ai traité cet article sous forme audio dans un épisode de Niplife.